Beglaubigung von Dokumenten

für Visum, Reise, Alltag

Die Einreisebehörden Ihrer Reisedestination fordern offizielle Nachweise für den Visumantrag? Ihr zukünftiger Arbeitgeber im Ausland benötigt beglaubigte Zeugnisse? Oder Sie beabsichtigen im Ausland zu heiraten? Wenn Sie ein Visum beantragen oder aus beruflichen oder privaten Gründen verreisen, ist es nicht selten erforderlich, eine Beglaubigung für bestimmte Unterlagen einzuholen und diese anschließend legalisieren zu lassen. Aber auch in vielen anderen, alltäglichen Bereichen ist es hin und wieder notwendig die Echtheit von Unterschriften und Kopien wichtiger Dokumente nachzuweisen. Wir helfen mit unserem Beglaubigungs-Service! Wir kümmern uns um Ihre Beglaubigungen bei:

  • Notaren
  • Landesregierungen
  • Amtsgericht
  • Landgericht
  • IHK
  • Patentamt
  • Bundesverwaltungsamt

Was genau ist eine Beglaubigung?

Eine Beglaubigung ist eine Bescheinigung, dass Kopien oder Zweitschriften von Urkunden, Zeugnissen beziehungsweise beliebigen Dokumenten mit dem Original übereinstimmen. Darüber hinaus bezeichnet der Begriff eine insbesondere im Rechtsverkehr auftretende Formerfordernis, die vorgibt, dass Unterschriften bei bestimmten Verträgen und Urkunden durch einen Notar zu beglaubigen sind. Grundsätzlich sind zwei Arten der Beglaubigung zu unterscheiden: die amtliche Beglaubigung und die öffentliche Beglaubigung.

Amtliche Beglaubigung von Unterlagen

Ausschließlich Behörden, die ein Dienstsiegel führen, sind dazu befähigt, rechtmäßige Beglaubigungen vorzunehmen. Hierzu zählen beispielsweise Stadtverwaltungen, Landkreise, die Polizei, Gerichte oder öffentlich-rechtliche Kirchen. Welche öffentlichen Stellen Beglaubigungsfähigkeit besitzen, legt jedes Bundesland in Deutschland individuell fest. Daher ist es empfehlenswert, die gesetzlichen Regelungen im Einzelfall genauestens zu prüfen. Eine Beglaubigung durch Rechtsanwälte, Vereine, Buchprüfer und Wirtschaftsprüfer ist nicht anerkannt; auch wenn diese über ein Siegel verfügen. Eine amtliche Beglaubigung umfasst folgende Merkmale:

  • einen schriftlichen Vermerk, dass die Kopie oder Abschrift mit dem Original übereinstimmt
  • Unterschrift des Beglaubigenden
  • das Dienstsiegel (i. d. R. ein Stempel mit dem Emblem der zuständigen Stelle)

Falls eine Unterlage aus mehreren Seiten besteht, ist es wichtig, dass sich der Beglaubigungsvermerk auf sämtliche Inhalte bezieht. In den meisten Fällen faltet der Beglaubigende alle Papiere an einer Ecke schuppenartig zusammen und bringt das Dienstsiegel so an, das jede Seite einen Teil des Stempels enthält. Auf diese Weise lässt sich ausschließen, dass die Besitzer der Dokumente Blätter nachträglich hinzufügen oder austauschen.

Beglaubigung von Personenstandsurkunden

Die Ausstellung und Beglaubigung von Urkunden, die den Personenstand betreffen, ist ein gesonderter Bereich. Die Originale oder beglaubigte Abschriften von Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunden lassen sich ausschließlich bei demjenigen Standesamt anfordern, bei dem der jeweilige Fall im Personenstandsbuch geführt wird.

Öffentliche Beglaubigung / notarielle Vorbeglaubigung

Die öffentliche Beglaubigung ist auch als "notarielle Vorbeglaubigung" bekannt. Wie die Bezeichnung bereits erkennen lässt, tritt ein Notar als Beglaubigender ein. Zu unterscheiden ist die Beglaubigung von Kopien/ Abschriften und von Unterschriften.

Unterschriften

In einigen Fällen, wie z. B. bei Eintragungen ins Grundbuch, ist eine notarielle Beglaubigung vorgeschrieben. Der Notar bestätigt, dass eine Person eine Unterschrift zu einem angegebenen Zeitpunkt tatsächlich geleistet hat, die Unterschrift also echt ist. Eine Bestätigung des Urkundeninhaltes erfolgt nicht.

Abschriften

Bei der zweiten Form der notariellen Vorbeglaubigung bestätigt der Notar nicht die Unterschriften der beteiligten Personen, sondern die inhaltliche Übereinstimmung einer Abschrift mit dem Original beziehungsweise einer ihrerseits beglaubigten Hauptschrift. Mit der Beglaubigung bescheinigt er jedoch nicht die Echtheit oder Gültigkeit der Vorlage. Zum Beglaubigungsvermerk gehören:

  • Feststellung der Übereinstimmung von vorgelegtem Dokument und der Abschrift/Kopie
  • exakte Bezeichnung des Schriftstücks (wenn der Vermerk nicht direkt auf der Kopie erfolgt)
  • Ort und Zeitpunkt der Beglaubigung
  • Unterschrift des durchführenden Notars
  • Dienstsiegel
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